Virtuaalikirjasto Helli takaa sote-ammattilaisten tiedonsaannin

Sosiaali- ja terveydenhuollon ammattilaisten vahva perusosaaminen, jatkuva osaamisen kehittäminen ja uudistaminen varmistavat hyvän ja turvallisen hoidon (1,2,3,4). Potilaat hyötyvät hoidoista, jotka vastaavat uusinta lääketieteellistä tietämystä ja käytäntöjä.

Ammattitaidon ylläpitäminen ja kehittäminen ei ole aina helppoa. Lääketieteellinen tieto lisääntyy eksponentiaalisesti ja tiedot päivittyvät nopeasti, mikä haastaa kiireisiä ammattilaisia. Vuonna 2010 tiedon määrä kaksinkertaistui 3,5 vuodessa, nyt enää 73 päivän välein (5).

Virtuaalikirjasto osaamisen kehittämisen tukena

Vuonna 2019 sote-ammattihenkilöstön osaamisen kehittämisen tueksi perustettiin SOTEVirtuaalikirjasto oy. Se toimii in house -yhtiönä ja on 13 ei-yliopistollisen hyvinvointialueen omistama hankinta- ja kirjastopalvelu sekä omistajiensa virallinen hankintayksikkö (tietolaatikko 1).

Yhtiö järjestää ja tuottaa julkisyhteisöille hyvinvointialueiden toimialaan liittyvien tieteellisten e-aineistojen hankintapalvelua. Kirjastopalvelut on keskitetty Virtuaalikirjasto Helli -sivustolle (6).

Virtuaalikirjasto tarjoaa tasavertaisen tiedonsaannin kaikille ammattilaisille sovittuihin aineistoihin. Kokoelmat kattavat lääketieteen keskeiset lehdet sekä terveys- ja sosiaalitieteiden aineistoja. Kokoelmaa kehitetään koko ajan palvelemaan entistä paremmin koko sote-sektoria.

Kaikkien hyvinvointialueiden aineisto on laajentunut. Tällä hetkellä alueilla on pääsy yli 10 000 e-lehteen ja -kirjaan.

Toiminta on saatu vakiinnutettua, ja yhä useampi on löytänyt Virtuaalikirjasto Hellin organisaationsa kotisivujen kautta. Kirjasto on helppo väylä monipuoliseen ajantasaiseen kansainväliseen tietoon.

Kirjaston kautta saa käyttöönsä haku- ja etäkäyttöjärjestelmät. Ne helpottavat aineistojen löytämistä ja hyödyntämistä myös oman organisaation ulkopuolella.

Etäkäyttö vaatii kirjautumisen palveluun työsähköpostin osoitteella. Organisaation sisällä kirjautumista ei vaadita, sillä tunnistautuminen on varmistettu organisaation IP-osoitteilla.

Aineistojen lisäksi sivustolla on päivittyvät ohjeet tiedonhausta, perustietoa tutkimuksesta ja julkaisemisesta, webinaareja, verkkokursseja sekä hyvinvointialueiden tietoja informaatikko- ja kirjastopalveluista suomeksi ja ruotsiksi.

Kustannustehokas yhteishanke

SOTEVirtuaalikirjasto on onnistunut saavuttamaan selkeitä kustannushyötyjä yhteishankinnalla. Säästöjä on saatu siirtymällä välittäjäpalveluista kustantajien kanssa neuvoteltuihin suorahankintoihin. Samalla on pystytty hillitsemään tieteellisten julkaisujen hinnannousua ja hintojen vaihtelua eri organisaatioissa. Joidenkin organisaatioiden aineistokustannukset ovat pienentyneet jopa 61 prosenttia alkuperäisistä hinnoista.

Hankkeeseen mukaan lähteneiden organisaatioiden aineistokustannukset olivat 1,9 miljoonaa euroa vuonna 2017 ja 1,5 miljoonaa euroa vuonna 2023. Samana ajanjaksona aineistojen määrä on moninkertaistettu. Jos kukin hyvinvointialue olisi hankkinut aineistot itsenäisesti, kulut olisivat nousseet arviolta 2,7 miljoonaan euroon vuoteen 2023 mennessä.

Yhteishankinnan myötä hankintakäytäntöjä on virtaviivaistettu. Päällekkäiset sähköiset ja paperiset tilaukset on lopetettu. Samalla kokonaisen tieteellisen julkaisun tilauksista on siirrytty artikkeli- eli PPV-tilauksiin (pay per view).

Artikkelipohjainen hankintamalli laajentaa aineiston määrää, sillä se antaa kustantajan lähes koko aineiston käyttöön yksittäisten lehtien sijasta. Malli vastaa hyvin myös hakutapojen muutokseen. Yhä useammin käyttäjä saa tietoa laajasti tietystä aiheesta. Lisäksi omaa alaa voi seurata tilaamalla sähköpostiin itselle tärkeiden lehtien uusimmat sisällysluettelot.

Kirjasto on kasvattanut liiketoimintaansa tasaisesti vuosina 2018–2024. Yhtiö myy palveluja Ahvenanmaan maakunnan julkisista terveyden- ja sairaanhoidon palveluista vastaavalle Ålands hälso- och sjukvårdille (ÅHS), Pohjois-Savon hyvinvointialueelle ja Itä-Suomen laboratoriokeskukselle (Islab) hankintalain sallimissa rajoissa.

Palvelu kattaa lähes kaikki hyvinvointialueet Uudenmaan alueita ja yliopistollisia alueita lukuun ottamatta. Jälkimmäisillä on sopimus kirjastopalveluista yliopistokirjastojen kanssa. Poikkeus on Pohjois-Savon hyvinvointialue, joka on hankkinut kirjastopalvelut yliopistosairaalan ulkopuoliselle henkilökunnalleen SOTEVirtuaalikirjastosta.

Alkujuuret Päijät-Hämeessä

Kirjaston perustamista edelsi e-Sairaalakirjasto-hanke, joka käynnistyi Päijät-Hämeen hyvinvointiyhtymän johdolla vuonna 2017. Kirjastotoimen jatkuvasti kasvaviin kustannuksiin yritettiin löytää ratkaisua. Samoin haluttiin varmistaa hyvät kirjastopalvelut koko henkilöstölle.

Tärkeänä tavoitteena oli varmistaa, että erikoistumisvaiheessa oleville lääkäreille on tarjolla erikoislääkärikoulutukseen vaadittavaa aineistoa. Tukea haluttiin tarjota myös tutkimustyötä tekeville.

Päijät-Hämeessä fyysisten kirjastopalveluiden käytön oli huomattu vähentyneen jo pitkään, kun taas kiinnostus digitaalisia lehtiä kohtaan oli kasvussa. Lehtivalikoima palveli lähinnä lääkäreitä. Muulle henkilöstölle palveluvalikoima oli suppea.

Kirjastotoimen trendeistä oli tehty samansuuntaisia havaintoja ympäri Suomen. Aineistojen määrä vaihteli huomattavasti kuntayhtymien ja sairaanhoitopiirien välillä 15 lehdestä yli 7 000 lehteen ja kirjaan. Kaikissa sairaalakirjastoissa ei ollut tarjolla erikoislääkärikoulutukseen vaadittavia aineistoja. Aineistojen määrä ei myöskään välttämättä korreloinut hintaan eikä henkilöstön määrään.

Palvelut oli lisäksi järjestetty rakenteellisesti eri tavoin eri puolilla Suomea. Kymmenellä organisaatiolla oli oma sairaalakirjasto, kolmessa palvelut oli ostettu ammattikorkeakoulun tai yliopiston kirjastopalvelun kautta, ja kolmella sairaanhoitopiirillä ei ollut lainkaan omaa sairaalakirjastoa tai kirjastopalvelua. Kahta sairaalakirjastoa lukuun ottamatta palvelua hoiti yksi kirjastonhoitaja tai informaatikko.

Kokeilusta valtakunnalliseksi hankkeeksi ja yhtiöksi

Valtakunnallisen hankkeen alussa selvitettiin 15 sairaanhoitopiirin tai sotekuntayhtymän ja ÅHS:n tieteellisten aineistojen nimikkeet ja kustannukset. Tämän jälkeen suoritettiin pilottina tietoresurssien yhteishankinta vuodelle 2018 suoraan neljän suuren kustantajan (American Medical Association, Bmj Publishing, Elsevier, Wiley) kanssa.

Tulokset yllättivät. Kustannukset laskivat 25–61 prosenttia edellisestä vuodesta (taulukko 1).

Kokemukset pilottihankkeesta ja hyvästä yhteistyöstä olivat niin myönteiset, että toiminta haluttiin vakiinnuttaa. Hanke laajeni vuonna 2018 Sairaanhoitopiirien johtajat ry:n hallituksen tuella. Hankintatoiminnan optimoimiseksi päädyttiin sairaanhoitopiirien ja kuntayhtymien kanssa perustamaan SOTEVirtuaalikirjasto oy.

Hanke osoitti, että hyvinvointialueiden yhteishankinnoilla on mahdollista saavuttaa merkittäviä säästöjä ja toiminnallisia parannuksia pienin kustannuksin. Toimintatavalla olisi mahdollista saavuttaa säästöjä myös muissa alueiden palveluhankinnoissa.

Kehittämishanke ja yhtiön perustamiseen liittyvä työ tehtiin ilman erillistä kehittämisrahoitusta.