Työkykyä koskeva tieto työterveyshuollon tietojärjestelmissä

Sähköisten potilastietojärjestelmien toimivuudessa ja tallennettujen tietojen hyödyntämisessä on suuria haasteita. Järjestelmien käytettävyydessä on yhä puutteita, jotka estävät tietojen tehokkaan käytön potilastyössä (1). Tietoja voi olla vaikea löytää, eivätkä kirjatut tiedot aina vastaa tarvetta (2,3). Potilaan hoitoa koskevat päätökset perustuvat paljolti siihen, mitä tietoja potilastietojärjestelmiin on kirjattu. Tieto on laadukasta, kun se on oleellista, luotettavaa, ajantasaista ja ymmärrettävää. Heikkolaatuinen tieto voi pahimmillaan johtaa vääriin johtopäätöksiin (4).

Terveydenhuollossa tietojärjestelmät ovat keskeinen osa potilaiden hoito- ja palveluprosesseja, lainsäädännön edellyttämää hoidon dokumentointia ja toiminnanohjausta. Niiden käyttö tehostaa palveluja ja parantaa asiakastyytyväisyyttä sekä hoidon laatua ja turvallisuutta (5,6). Laki edellyttää potilastietojen kirjausta, mutta kirjaaminen hyödyttää myös tiedolla johtamista (7). Potilastietojärjestelmät helpottavat ammattilaisten toimintaa vasta, kun ne tukevat potilastyötä ja mahdollistavat tietojen hyödyntämisen (8).

Tietojen hyödyntämisen perustana on rakenteinen kirjaaminen, eli tietojen kirjaaminen potilaskertomukseen sovittujen rakenteiden avulla (esim. Kanta-palvelujen mukaiset rakenteet) (9). Rakenteisuus parantaa ja täsmentää kirjaamista ja helpottaa paluuta aiempiin tietoihin (10,11). Kun tiedot kirjataan vapaamuotoisesti, potilaskertomusten tietosisällöt poikkeavat toisistaan ja olennaista tietoa on vaikea löytää (12).

Rakenteisesti tallennettua potilastietoa voidaan hoidon lisäksi hyödyntää riskiryhmien ja trendien tunnistamisessa sekä päätöksenteko-, tilastointi- ja raportointijärjestelmissä (7). Rakenteinen tieto on esimerkiksi potilaan diagnoosi-, toimenpide- tai tutkimustieto tai erityisesti työterveyshuollossa tärkeä sairauslomatieto.

Työterveyshuollon yhteistyötä työnantajan ja työntekijän kanssa ohjaa hyvä työterveyshuoltokäytäntö, jossa korostuu suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus. Yhteistyö on vaikuttavaa, kun se on sujuvaa ja sitä arvioidaan säännöllisesti (13). Vuonna 2015 työterveyshuollon piirissä oli 96 % palkansaajista ja työterveysyksiköitä oli toiminnassa yli 400 (14). Työterveyshuollossa tehdään vuosittain yli miljoona terveystarkastusta, noin viisi miljoonaa sairaanhoitokäyntiä ja noin 800 000 yksilöllistä neuvonta- ja ohjauskäyntiä (15). Suuri osa käynneistä liittyy työntekijän työkykyyn (16).

Sote-uudistuksessa työterveyshuollon toimintaa on tarkoitus nykyistä enemmän suunnata työkyvyn tukemiseen, joten sillä tulee olemaan yhä tärkeämpi rooli työurien pidentämisessä. Työkyvyttömyysriskissä olevat työntekijät pitäisi tunnistaa mahdollisimman varhain, jotta työkykyä tukevat toimenpiteet käynnistyisivät oikea-aikaisesti (17). Tämä tarkoittaa, että työkyvyttömyysriskissä olevia tuetaan, heidän työkykyään seurataan ja työnantajalle tuotetaan tietoa henkilöstön työkykyjohtamisen tueksi (18). Onnistuessaan toiminta säästää työkyvyttömyyseläkekustannuksia merkittävästi (19).

Työterveyshuollon työntekijät haluavat käyttää potilastietojärjestelmiä ja ovat siinä kokeneita (6,8,20). Järjestelmät eivät kuitenkaan riittävästi tue vastaanotoilla kertyvien tietojen systemaattista käsittelyä ja hyödyntämistä, eikä tiedoista saada järkeviä yhteenvetoja raportointia varten (21,22). Työnantaja-asiakkaat toivovat työterveyshuollosta parempaa raportointia mm. työntekijöiden terveydestä, työkyvystä ja työolosuhteista (23).

Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää, miten työterveyslääkärit, työterveyshoitajat, työfysioterapeutit ja työterveyspsykologit käyttävät potilastietojärjestelmiä: miten he kirjaavat työkykyyn liittyvää tietoa ja minkälaisena he pitävät tiedon saatavuutta käytössään olevista järjestelmistä.

Aineisto ja menetelmät

Tutkimuksen aineisto kerättiin sähköpostikyselyllä maaliskuussa 2015. Kysely lähetettiin kaikille Suomen Työterveyslääkäriyhdistyksen (1 454 henkilöä), Suomen Työterveyshoitajaliiton (1 338) ja Työfysioterapeuttien (586) jäsenille sekä Suomen Psykologiliiton työterveyspsykologian erityisalakseen ilmoittaneille jäsenille (311). Siihen vastasi 571 henkilöä, joista oli työterveyslääkäreitä 154 (vastausprosentti 11), työterveyshoitajia 209 (16 %), työfysioterapeutteja 164 (28 %) ja työterveyspsykologeja 44 (14 %).

Aineisto kerättiin osana Työterveyslaitoksella vuosina 2014–16 toteutettua Kelan rahoittamaa tutkimushanketta Tieto- ja viestintätekniikan käytön mahdollisuudet työterveyshuollon kuntoutusyhteistyössä. Kyselylomake koostui neljästä kysymyskokonaisuudesta ja toisensa poissulkevista vastausvaihtoehdoista, jotka perustuivat tutkijoiden kokemukseen työterveyshuollosta. Lomakkeen käyttökelpoisuutta testattiin etukäteen seitsemällä henkilöllä, joilla oli kokemusta työterveyshuollossa työskentelystä. He eivät kuuluneet potentiaaliseen vastaajajoukkoon.

Potilastietojärjestelmien käytön osaamista kysyttäessä käytettiin kolmiportaista Likert-asteikkoa: hyvin, kohtalaisesti tai huonosti. Aineistoa analysoitaessa vastausvaihtoehdot "huonosti" ja "kohtalaisesti" yhdistettiin, jotta vastausmäärät saatiin riittävän suuriksi.

Tutkimusaineisto analysoitiin SAS 9.4 -tilasto-ohjelmalla. Ristiintaulukoinneilla tarkasteltiin tietojärjestelmän käytön ja potilastietojärjestelmän tuotemerkin, tietojärjestelmän käytön ja ammattiryhmän, tietojen saannin ja järjestelmän tuotemerkin sekä tietojen saannin ja ammattiryhmän välisiä yhteyksiä. Ryhmien välisten erojen tilastollista merkitsevyyttä testattiin Khiin neliö -testillä. Tilastollisen merkitsevyyden rajaksi asetettiin p < 0,05.

Tulokset

Kyselyyn vastanneista 571:stä terveydenhuollon ammattilaisesta suurin osa (89 %) työskenteli työterveyshuollossa. Heistä lähes puolet (46 %) työskenteli lääkärikeskuksessa, noin viidennes (22 %) kunnallisessa liikelaitoksessa tai osakeyhtiössä, 15 % työnantajan omassa työterveysyksikössä, 11 % terveyskeskuksessa ja 6 % työnantajien yhteisessä työterveysyksikössä.

Vastaajien käytössä oli kuusi tietojärjestelmää: Acute (n = 130 vastaajaa), DynamicHealth/Doctorex (n = 227), Effica (n = 35), Mediatri (n = 24), Pegasos (n = 27) ja Soft-Medic (n = 89). Potilastietojärjestelmän nimen jätti ilmoittamatta 14 vastaajaa, ja 25 jätti vastaamatta tähän kysymykseen. Järjestelmäkohtaiseen tarkasteluun otettiin kolme yleisimmin käytettyä järjestelmää: DynamicHealth/Doctorex (42 %), Acute (24 %) ja SoftMedic (17 %).

Potilastietojärjestelmän käyttö tietojen kirjaamiseen sujui hyvin lähes kaikilta vastaajilta (89 %), ja vajaalta puolelta (47 %) käyttö sujui hyvin, kun kyseessä oli raportointi työterveyshuollon asiakkaan työpaikalle (liite 1, www.laakarilehti.fi > Sisällysluettelot > SLL 37/2017). DynamicHealth/Doctorexin (93 %) ja SoftMedicin (92 %) käyttäjissä oli eniten vastaajia, jotka arvioivat osaavansa kirjata tietoja hyvin. Kirjaamisessa ei ollut tilastollisesti merkitseviä eroja ammattiryhmittäin. Raportoinnin työpaikalle kokivat osaavansa parhaiten työterveyshoitajat (liite 2, www.laakarilehti.fi > Sisällysluettelot > SLL 37/2017).

Vapaamuotoinen kirjaamistapa oli yleisempi kuin rakenteinen kaikkien kysyttyjen tietojen kirjaamisessa työhönsopivuuslausuntoja lukuun ottamatta (liite 3, www.laakarilehti.fi > Sisällysluettelot > SLL 37/2017).

Työterveyshuollossa on käytössä työntekijälle tarkoitettuja, terveydentilaa ja työkykyä selvittäviä sähköisiä lomakkeita. Noin kolmannes vastaajista ilmoitti, että lähes kaikkien lomakkeiden tiedot oli kirjattava potilastietojärjestelmään uudestaan käsin. Viidennes ilmoitti tietojen tallentuvan liitetiedostoina (liite 4, www.laakarilehti.fi > Sisällysluettelot > SLL 37/2017).

Yli puolet vastaajista koki saavansa helpoiten tietoa työntekijöiden sairastavuudesta ryhmätasolla, eli ryhmiä koskevina anonyymeina tietoina (kuvio 1). Tietoja työntekijän yksilöllisestä työ- ja toimintakyvystä sai helposti puolet ja ryhmätasolla noin viidennes vastaajista.

Tietojen saannissa oli potilastietojärjestelmittäin tarkasteltuna tilastollisesti merkitseviä eroja (taulukko 1). Tietoja työntekijöiden sairastavuudesta ryhmätasolla sai helposti 74 % DynamicHealth/Doctorexin käyttäjistä. Kolmen yleisimmän potilastietojärjestelmän käyttäjissä oli paljon vastaajia, jotka ilmoittivat, ettei työ- ja toimintakykyyn liittyvien tietojen saanti ole helppoa. Heikoimmin tietoja saivat SoftMedicin käyttäjät sekä yksilötasolla (65 %) että ryhmätasolla (80 %).

Ammattiryhmien välillä oli tilastollisesti merkitseviä eroja tietojen saannissa (taulukko 2). Työterveyshoitajat saivat helpoiten tietoa työntekijän sairastavuudesta ryhmätasolla (72 %). Tietoa sekä työntekijän yksilöllisestä työ- ja toimintakyvystä että kuormitus- ja voimavaratekijöistä saivat helpoimmin työfysioterapeutit ja työterveyspsykologit.

Pohdinta

Suomessa uudistetaan parhaillaan lainsäädäntöä, jotta kansalaisten tietoja voitaisiin tehokkaammin hyödyntää väestön terveyden, hyvinvoinnin sekä hoito- ja palveluketjujen toimivuuden seurannassa. Työterveyshuollossa on tarkoitus kehittää kirjaamista muuttamalla tietosisältöjä rakenteisiksi ja automatisoimalla tiedonkeruuta (24). Tässä tutkimuksessa selvitettiin työterveyshuollon ammattiryhmien kokemuksia työkykyyn liittyvien tietojen kirjaamisesta ja saatavuudesta potilastietojärjestelmissä.

Työterveyshuollon ja työnantajan tavoitteena on pitää hallinnassa työkykyä heikentävät riskit. Yhteistyö toimii, kun siihen on selkeä yhteistyömalli, työpaikalla tunnetaan työntekijöiden työkyky ja pystytään varautumaan sitä uhkaaviin tilanteisiin (18).

Tietojärjestelmillä on tärkeä osuus yhteistyössä. Työterveyshuollon ammattilaisen pitää pystyä kirjaamaan tarvittavat tiedot sujuvasti ja rakenteisessa muodossa siten, että niitä voi hyödyntää mm. arvioitaessa työntekijän työkykyä ja sopivuutta työhön sekä seurattaessa sairausvastaanottokäyntien yhteyttä työhön ja vaikutusta työkykyyn. Jälkimmäiset voidaan kirjata osassa työterveyshuollon potilastietojärjestelmiä, mutta niiden luokitukset ja kirjaamiskäytännöt eivät noudata suositeltua tapaa (18).

Aiemmin kirjattujen tietojen saatavuus on tietojärjestelmän välttämätön ominaisuus (25). Tämä tutkimus kuitenkin osoitti, että tietojen saamisessa käyttöön potilastietojärjestelmästä on vaikeuksia järjestelmästä tai ammattiryhmästä riippumatta. Suurin osa vastaajista arvioi, että lähes kaikkien työkykyyn liittyvien tietojen saamisessa on ongelmia.

Työterveyshuollossa tietoa työkyvystä tarvitaan työntekijöiden työ- ja toimintakyvyn ylläpitämiseksi, työkyvyttömyyden ehkäisemiseksi, menetetyn työkyvyn palauttamiseksi ja sairauslomalta työhön palaamisen tukemiseksi (18). Siksi potilastietojärjestelmiä tulee kehittää niiden käyttöympäristössä yhdessä käyttäjien kanssa. Työterveyshuollossa tähän on halukkuutta (8).

Kirjatun tiedon rakenteisuus vaikuttaa tietojen hyödyntämiseen tietojärjestelmistä (7). Tässä tutkimuksessa yleisemmäksi osoittautui vapaamuotoinen kirjaaminen. Vaikka terveyssuunnitelma on työterveyshuollossa yksi oleellisimmista kirjattavista tiedoista, sen kirjasi rakenteisesti vain noin kolmasosa vastaajista. Vapaamuotoinen kirjaaminen kuitenkin heikentää terveyssuunnitelman toteutumisen seurantaa (26,27,28).

Terveyssuunnitelmalle on Suomessa määritelty tietosisältö. Tavoitteena on, että suunnitelma kirjattaisiin yhdenmukaisella rakenteella kaikissa potilasjärjestelmissä. Näin se olisi kaikkien ammattilaisten käytettävissä järjestelmästä riippumatta (29). Kansallinen tietosisältö tulee mahdollisimman pian toteuttaa myös työterveyshuollossa, jossa terveyssuunnitelmat ovat käytössä.

Myös työkykyä kartoittavissa sähköisissä lomakkeissa on kehitettävää. Niiden tiedot oli yleensä kirjattava tietojärjestelmään uudestaan käsin tai ne tallentuivat sinne liitetiedostona. Usein tietoja ei edes kerätty sähköisesti. Tutkimuksessamme tästä on esimerkkinä työkykyindeksikysely, joka on työterveyshuollossa käytetty standardoitu mittari (30).

Sähköisen asioinnin yleistyessä ainakin lomakkeiden ja kyselyjen yhteenvedot tulee saada käyttöön niin, että ne tallentuvat suoraan potilaskertomukseen. Standardoitujen mittarien liittäminen osaksi sähköistä potilaskertomusta vähentää työtä, kun hoitoon osallistuvat voivat kirjata vain mittarien perusteella tekemänsä päätelmät eikä koko mittarin tietosisältöä (31).

Tuloksiamme pitää arvioida seuraavien vahvuuksien ja heikkouksien kannalta. Tutkimus toteutettiin sähköisenä kyselynä, joka kohdistettiin kaikille tutkittujen ammattiryhmien ammattiliittojen ja -yhdistysten jäsenille. Lähes kaikki käyttivät työssään sähköistä potilastietojärjestelmää ja työskentelivät työterveyshuollossa, useimmat lääkärikeskuksissa. Niissä työskentelevien osuus oli hieman pienempi ja muualla työskentelevien suurempi kuin aiemmin (14). Aineiston voi kuitenkin katsoa edustavan työterveyshuollossa työskenteleviä hyvin. Vastausprosentit olivat pieniä. Tähän saattoi vaikuttaa se, ettei kohderyhmiä pystytty rajaamaan vain työterveyshuollossa tuolloin työskenteleviin. Siksi tuloksia ei voida yleistää koskemaan koko tutkimuksen perusjoukkoa.

Tutkimus osoittaa, että työterveyshuollon potilastietojärjestelmät tukevat työkykytiedon saatavuutta huonosti, vaikka käytössä on erityisesti työterveyshuoltoa varten kehitettyjä järjestelmiä. Kehittämisen tarvetta osoittavat myös aiemmat tutkimukset.

Työkykyä koskevan tiedon tulee kulkea henkilön mukana kaikkialla, missä häntä hoidetaan. Tämä tieto saadaan parhaiten käyttöön, kun sen kirjaamisessa käytettävät luokitukset ja koodistot määritellään ja kirjaamiskäytäntö yhtenäistetään.