Kokoukset ovat merkittävin päätöksentekopaikka demokraattisesti toimivissa yhteisöissä. Niissä linjataan toiminnan suuntaviivoja, päätetään uusista toimintatavoista, lopetetaan vanhat projektit ja päätetään esitysten hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Periaatteessa kokous voi olla pieni kahdenkeskinen palaveri, suuri yhtiökokous ja kaikkea siltä väliltä. Toisten mielestä paras kokous on se, jota ei pidetä.

Kokouksen keskeiset roolit on varattu puheenjohtajalle, sihteerille ja kokouksen osanottajille. Lisäväkenä saattaa olla kutsuttuja asiantuntijoita tai tarkkailijoita. Kokouksen päätöksistä saatetaan lisäksi tiedottaa eri tahoille.

Puheenjohtaja yhdessä virkamiehen tai kokouksen sihteerin kanssa päättää kirjallisen esityslistan sisällöstä. Käytännössä virkamiehet valmistelevat esityslistat, huolehtivat tärkeiden asioiden olemisesta listalla ja myös kokouksen päätöksen kirjaamisista. Listalle voidaan ottaa kokouksessa käsiteltäväksi asioita, jos säännöt sen sallivat. Siksi esityslistassa on kohta muille mahdollisille asioille. Tärkeät, aikaa vievät asiat tulisi laittaa kokouksen alkuun, sillä vireystila on silloin parhaimmillaan. Loppupuolella kokousta osanottajat alkavat kiirehtiä pois joka tapauksessa.

Tapoja puheenjohtamiselle on monia. Vahva puheenjohtaja voi asiantuntemuksellaan jyrätä muut kokouksen osanottajat hiljaisiksi. Toisaalta virkamiehen tulee käyttää esittelijän asiantuntijavaltaa taiten hyvän lopputuloksen saamiseksi. Huono kokous on se, jossa puhuvat ainoastaan puheenjohtaja ja virkamieskunta. Hyvän puheenjohtajan on vahdittava kokouksen puheenvuoroja, eikä anarkiaa saa päästää syntymään.

Jotkut asiat vaativat pitkän valmistelun ja useita kokouksia. Mielestäni kokouksilla on verraton rooli ajatusten lennon inspiroimisessa ja uusien ideoiden kehittelyssä. Aina ei suinkaan olla jalat maassa, vaan pitäisi muistaa, että yhdenkin hyvän idean jalostaminen loppuun saakka on pitkä projekti. Nehän lopulta lasketaan, eikä keskeneräisiä haaveita.

Kokouksessa on mahdollisuus hakea vaikeisiinkin kysymyksiin yhteistä ratkaisua. Säännöllisiin kokouksiin valittujen osallistujien tulee mielestäni sitoutua ja osallistua kokouksiin. Erityisesti ihailen kokoukseen pitkän matkan takaa tulevien osanottajien panosta! Kokouksien tulee olla osallistujille mielekkäitä, ja tarjota mahdollisuus vaikuttaa. Kokous on tehokas, jos kaikki tutustuvat etukäteen jaettuun materiaaliin.

Keskimääräinen kokous kestää kaksi tuntia ja siihen osallistuu kymmenen ihmistä. Tällöin kokoustamiseen käytetyn yhteensä 20 tunnin ja lisäksi matkoihin käytetyn ajan tulisi osoittaa hyödyllisyytensä. Parempi mielestäni on järjestää harvemmin hyvin valmisteltuja kokouksia. Epävirallinen kokousaktiviteetti on toisaalta usein yksi tärkeä lisä varsinaisen kokouksen annille. Useat työongelmat saavat lisävalaistusta toisen näkemänä ja kokemusten vaihtaminen kannattaa aina.

Näin kokousvuoden käynnistyessä kannattanee ottaa toimintasuunnitelma käteen, ja käydä kunnon keskustelu siitä, mitä varten kokoukset järjestetään.

Ennen kuin menet seuraavaan kokoukseen.