Kirjaamisen osuus työajasta kasvaa
Potilastietojärjestelmien käyttö lohkaisee yhä isomman osan työajasta. Kirjaaminen vie usein enemmän aikaa kuin potilaan tutkiminen.
– Terveydenhuoltohenkilökunnan antama palaute ei ole näkynyt potilastietojärjestelmissä – ainakaan tuotaessa niitä työpaikoille, sanoo Lauri Lammi. Hän on toiminut 11 vuotta tietojärjestelmälääkärinä kolmessa organisaatiossa.
Ylilääkäri, keuhkosairauksien erikoislääkäri Lauri Lammi Päijät-Hämeen keskussairaalasta kertoo, että potilastiedot kirjataan nykyisin järjestelmiin perusteellisemmin kuin ennen. Tämä on hänen mielestään hoidon kannalta hyvä.
– Varsinkin nuoremmat kollegat kirjaavat erittäin perusteellisesti. Tekstit ovat pidentyneet siitä, mitä ne ovat joskus olleet.
Lammin mielestä kultainen keskitie on silti paras. Poikkeavat laboratoriovastaukset pitää tietenkin kirjata.
– Menee vähän överiksi, jos kaikki normaalitkin löydökset luetellaan yksityiskohtaisesti.
Tilastointi vie liikaa aikaa
Tilastointia ja laskutusta koskevaa kirjaamista häiritsevät Päijät-Hämeen keskussairaalassa tietojärjestelmähäiriöt ja ohjelmistojen puutteet. Lammin mukaan tilastointiin on mennyt kohtuuttomasti aikaa.
Ensin saattaa näyttää siltä, että potilaan käyntitiedot ovat menneet järjestelmiin niin kuin pitää. Vaikka kaikki yritetään tehdä oikein, tulee jokin virhe ja tilastointia ei saada tehtyä.
– Opetuksessa käydään läpi, miten tilastoidaan potilaan tiedot potilaskertomukseen. Kirjaamisessa vilahtaa neljä tai viisi ikkunaa ja kun kaikki on kuitattu, tilastoinnin pitäisi olla valmis. Silti voi käydä niin, ettei käynnistä lähde laskua eikä tule tilastotietoa.
Lammi on ollut 11 vuotta tietojärjestelmälääkärinä kolmessa organisaatiossa. Hänen mukaansa vielä muutamia vuosia sitten lääkärit kaipasivat paperista potilastietojärjestelmää, mutta nykyisin sitä haluaa enää harva.
– Sähköisen järjestelmän on kuitenkin toimittava. Jos yhden potilaan paperit aikoinaan katosivat, koko poliklinikka ei kaatunut. Jos nyt ohjelma menee jumiin, perutaan potilaiden aikoja.
Lammin mielestä ohjelmien pitäisi olla niin helppoja ja loogisia, että ohjelma ohjaisi käyttämistä eikä lukuisia poikkeuksia tarvitsisi muistaa.
Hän muistuttaa, että suuri osa lääkäreistä on 50-vuotiaita tai vanhempia. Käytettävyyden pitäisi olla suunniteltu myös heitä varten.
– Nuoremmat kollegat ovat syntyneet suurin piirtein kännykkä kädessä.
Lammin mukaan terveydenhuoltohenkilökunnan antama palaute ei ole näkynyt potilastietojärjestelmissä – ainakaan tuotaessa niitä työpaikoille.
– Meille on tulossa lähiaikoina potilastietojärjestelmän päivitys, ja siihen ei ole korjattu toimintamallien muutoksia. En tiedä, toimiiko järjestelmä vastaisuudessa.
Lisää automaatiota potilastietojärjestelmiin
Oulun kaupungin hyvinvointipalvelujen palvelupäällikkö, apulaisylilääkäri Eila Erkkilä kouluttaa terveydenhuollon ammattilaisia kirjaamaan. Hänen mielestään kirjaamiseen on vaikuttanut eniten Kanta-palvelu, joka on tuonut mukanaan rakenteisen kirjaamisen ohjeistuksia.
– Kirjaaminen on tiivistynyt ja selkeytynyt, kun Omakanta tuli käyttöön, hän arvioi.
Oulun kaupunki järjestää säännöllisesti koulutuksia kirjaamisesta, koska uusia työntekijöitä tulee jatkuvasti. Koulutuksissa päivitetään muuttuvia ohjeistuksia.
Erkkilän mielestä kirjaamiselle ei ole varattu riittävästi aikaa.
– Vastaanottokäyntiin on varattu keskimäärin 30 minuuttia, johon sisältyvät myös kirjaaminen ja perehtyminen ennakolta potilaan kertomukseen. Nämä tehtävät haukkaavat vastaanottoajasta aikamoisen osan.
Erkkilä peräänkuuluttaa kirjaamisen kehittämistä entistä kattavampaan suuntaan. Aikaisemmin potilaan diagnoosi ja hoito saatettiin kuvata muutamalla lyhyellä merkinnällä paperisiin kortteihin.
– Kattavuus on kyllä kasvanut, mutta sitä voi vielä kehittää entisestään.
Erkkilä korostaa, että potilastietojärjestelmien pitäisi tarjota käyttäjälle oleelliset tiedot sopivassa muodossa. Nyt potilastietojärjestelmien käyttö on loputonta selailua ja hakemista.
– Potilastietojärjestelmissä täytyisi olla valmiita kirjaamispohjia, koska samat asiat tyypillisesti toistuvat, ja siksi sieltä pitäisi pystyä valitsemaan ajankohtaiset asiat. Järjestelmiin tarvitaan siis nykyistä enemmän automaatiota ja avustusta.
Stressiä ylimääräisistä klikkauksista
Erkkilä kuvaa, että stressiä aiheuttavat katkokset potilastietojärjestelmien käytössä samoin kuin epäloogiset, ylimääräiset klikkaukset. Hankalaksi kirjaamisen tekee lisäksi se, että tietoa on eri järjestelmissä.
– Esimerkiksi Kanta-palvelussa oleva tieto on erittäin vaikeasti käytettävässä muodossa. Siksi sitä hyödynnetään vähän, vaikka se on arvokasta tietoa.
Kirjaamista ei ehdi tehdä työaikana
Terveyskeskuslääkäri Outi Seppälä Kalasataman terveys- ja hyvinvointikeskuksesta Helsingistä toteaa, että potilastietojärjestelmä on hidastellut viimeisen kuukauden aikana niin, ettei työtä ole voinut tehdä tehokkaasti. Joinakin päivinä potilastietojärjestelmät ovat kaatuneet kokonaan.
– Tämä aiheuttaa tietenkin stressiä. Nykyisinhän olemme niin riippuvaisia tietojärjestelmistä, että ilman niitä ei pysty tekemään mitään, hän mainitsee.
Seppälä laskee, että tietojärjestelmät ovat hidastelleet viikoittain ja kaatuneet kokonaan noin kerran kuussa.
Samat asiat kirjataan aina uudestaan
Seppälän mielestä kirjaaminen on kehittynyt parempaan suuntaan, mutta ongelmana on se, että samoja asioita kirjataan yhä uudestaan. Hän pohtii, miksi ei ole saatu aikaan järjestelmää, jossa avausnäkymässä heti näkyisi versioituva tiivistelmä, pysyvät diagnoosit, allergiat ja lääkelista.
– Järjestelmät ovat kovin kömpelöitä. Ikään kuin me eläisimme edelleen paperiaikaa, vaikka meillä on tietojärjestelmät. Esimerkiksi kerran koneelle vietyjen henkilötietojen täytyisi siirtyä automaattisesti kaikkiin lausuntoihin.
Seppälän mukaan nyt ollaan kehittämässä järjestelmää, jossa potilas voisi kirjoittaa Kanta-palvelun kautta anamneesinsa ja lääkäri tai hoitaja vain täydentäisi sitä myöhemmin, mikä säästäisi merkittävästi kirjaamiseen kuluvaa aikaa.
Hän on itse jatkuvasti ylitöissä, koska kirjaamiseen ei ole varattu työpäivästä riittävästi aikaa.
– Kirjaaminen on lisääntynyt todella paljon ja muuttunut potilaalle avoimen Omakannan myötä vaativammaksi. Paperille kirjattiin aikoinaan niukasti, mutta nykyisin kirjaaminen vie usein enemmän aikaa kuin potilaan tutkiminen.
Olennaiset potilastiedot tiivistelmään
Seppälä on pyrkinyt tekemään jokaisen potilaansa tiedoista tiivistelmän, jota hän katsoo antaessaan konsultaatiovastauksia tai puhuessaan puhelimessa.
Hän kertoo, että olennaisen tiedon löytyminen tietojärjestelmien viidakosta on hankalaa. Ohjelmista täytyisi löytyä yhdellä silmäyksellä potilaan lääkitykset, diagnoosit ja vapaasti versioitava tiivistelmä, jossa lukisi pysyvien sairauksien lisäksi myös esimerkiksi, että potilaalla on kuulolaite ja hän asuu yksin.
– Joistakin tietojärjestelmistä puuttuu tiivistelmäosio kokonaan, mikä on todella iso ongelma. Miten lääkäri tai hoidon tarpeen arviota tekevä hoitaja erottaa olennaiset tiedot, jos on vaikka 200 potilaskäyntiä?
Seppälän mukaan aikaisemmassa Pegasos-ohjelmassa oli nykyistä parempi tiivistelmäosio. Pegasos muuttui tältä osin huonommaksi päivityksen jälkeen.
– Toivottavasti reseptikeskus voisi jatkossa tuottaa ajantasaisen lääkelistan, joka näkyisi kaikissa järjestelmissä. Nyt se ei oikein onnistu, koska reseptikeskus on vain luettelo kaikista resepteistä, joita potilaalle on toimitettu. Siitä ei pysty nopeasti näkemään, mikä on vakituinen ja mikä tilapäinen lääkitys.
